Vai trò của nhân viên thu ngân tại nhà hàng, quán cafe hoặc cửa hàng bán lẻ đóng một phần quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ sở kinh doanh. Công việc của họ không chỉ là thu thập thanh toán mà còn liên quan đến nhiều khía cạnh quan trọng khác. Trong bài viết này, Thế giới Melamine sẽ chia sẻ đến các bạn các thông tin về Thu ngân nhà hàng làm những công việc gì? Các kỹ năng thu ngân cần có, và những điều chủ cửa hàng cần chú ý khi tuyển dụng.
Nhân viên thu ngân là ai?
Người thu ngân, hay còn được gọi là “Cashier”, đảm nhận nhiệm vụ thu thập tiền từ khách hàng khi họ thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ tại điểm bán. Bên cạnh việc xử lý thanh toán, vai trò của thu ngân trong ngành nhà hàng, quán cafe, siêu thị hay rạp chiếu phim còn bao gồm kiểm tra đơn đặt hàng của khách, tạo hóa đơn in, hướng dẫn khách kiểm tra sau khi thanh toán và thực hiện kiểm tra số tiền trong ca làm việc.
Thường thì, người làm thu ngân tại các cơ sở như vậy thường là các sinh viên đang làm việc bán thời gian (part-time), và họ không yêu cầu phải có bằng cấp hoặc kiến thức chuyên sâu về kế toán. Những người chưa có kinh nghiệm làm thu ngân sẽ được đào tạo và hướng dẫn. Trong công việc của họ, sự hỗ trợ từ các thiết bị và máy móc chiếm khoảng 90%. Tuy công việc được hỗ trợ nhiều bằng công nghệ, nhưng vì liên quan đến tiền mặt nên yêu cầu người làm thu ngân phải trung thực, cẩn thận và tỉ mỉ.
Các công việc của thu ngân cần làm
Phụ thuộc vào quy mô của từng cơ sở kinh doanh như nhà hàng hay quán cafe, nhân viên thu ngân sẽ có nhiệm vụ thực hiện các công việc sau:
Lên order cho khách
Ở nhiều nhà hàng và quán cafe nhỏ, họ áp dụng một quy trình vận hành đơn giản. Khách hàng tự đến quầy để đặt món và sau đó thanh toán trước cho nhân viên thu ngân. Sau khi thanh toán, khách sẽ được hướng dẫn tới bàn ngồi để chờ món. Mô hình vận hành này thường được sử dụng cho các quán nhỏ, và nhân viên thu ngân thường thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau như phục vụ và pha chế.
Tại quầy thu ngân, khách hàng sẽ lựa chọn các món từ menu của quán. Nhân viên thu ngân sẽ nhập đơn hàng vào máy bán hàng và đồng thời cung cấp sự hỗ trợ tư vấn cho khách hàng khi họ đang chọn món. Trong quá trình đặt món, thu ngân cũng theo dõi tình trạng hàng tồn kho để có thể thông báo cho khách hàng biết món nào còn có sẵn hoặc đã hết.
Tính tiền
Khi khách hàng hoàn tất việc chọn món, nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng và tiến hành tính tiền cho họ. Trong thời đại hiện nay, sự hỗ trợ từ các thiết bị hiện đại như máy bán hàng, phần mềm quản lý cho quán cafe hoặc nhà hàng, cùng với việc sử dụng thiết bị đọc mã vạch, đã làm cho việc tính tiền trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Ngày nay, nhân viên thu ngân không còn cần phải thực hiện tính toán thủ công, thay vào đó, họ chỉ cần nhập đơn hàng vào hệ thống. Hệ thống sẽ tự động thực hiện việc tính tiền, giúp tránh những sai sót và nhầm lẫn không đáng có. Thay vì phải rèn luyện kỹ năng tính toán nhanh, nhiệm vụ của thu ngân giờ đây là học cách sử dụng thành thạo phần mềm quản lý của cơ sở kinh doanh để thao tác hiệu quả.
Nhận tiền của khách hàng
Khi khách hàng chọn thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên thu ngân sẽ nhập số tiền khách hàng đưa vào phần mềm, từ đó phần mềm sẽ tự động tính toán số tiền thừa cần trả lại. Quá trình này giúp tránh hiểu nhầm khi nhận và trả tiền, đảm bảo tính chính xác trong giao dịch. Tuy nghe có vẻ đơn giản, nhưng khi thực hiện công việc thu ngân, người làm cần phải có kỹ năng nhận biết tiền thật và tiền giả.
Ngoài việc thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng còn có thể sử dụng các phương thức thanh toán không sử dụng tiền mặt như thẻ ngân hàng, chuyển khoản, quét mã QR, đổi điểm hoặc sử dụng ví điện tử qua hệ thống phần mềm quản lý. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đang ngày càng phổ biến vì tính tiện lợi, chính xác và an toàn mà chúng mang lại.
Cất tiền trong ngăn kéo đựng tiền
Sau khi thu tiền từ khách hàng, nhân viên thu ngân thực hiện việc cẩn thận cất tiền vào ngăn kéo chứa tiền. Ngăn kéo này thường được liên kết với máy bán hàng, nên nó sẽ tự động mở khi giao dịch thanh toán hoàn tất. Trong công việc của mình, nhiệm vụ của thu ngân là sắp xếp và chia tiền theo mệnh giá, đặt chúng vào các khoang tương ứng trong ngăn kéo.
Khi bắt đầu ca làm việc, nhân viên thu ngân cần kiểm tra số tiền mặt ở đầu ca và đảm bảo rằng nó khớp với số tiền được ghi trong phần mềm quản lý. Khi kết thúc ca làm việc, họ thực hiện việc kết ca bằng cách ghi lại số tiền thu thập và kiểm tra lại số tiền trong ngăn kéo. Sau đó, tiền và thông tin liên quan sẽ được bàn giao cho nhân viên thu ngân làm việc ca tiếp theo.
Đưa hóa đơn và tiền thừa cho khách hàng
Sau khi hoàn tất việc tính toán tiền, nhân viên tiến hành in hóa đơn bán hàng và trao nó cho khách hàng. Hóa đơn này cho phép khách hàng kiểm tra lại các mục hàng và số tiền trước khi thực hiện thanh toán. Thao tác tính tiền qua máy tính và việc in hóa đơn không chỉ làm tăng tính chuyên nghiệp của quán cafe hay nhà hàng, mà còn đem đến một trải nghiệm thanh toán hiện đại và tiện lợi cho khách hàng.
Các công việc khác
Bên cạnh nhiệm vụ chính là tính toán và thu tiền, ở những quán nhỏ, nhân viên thu ngân thường đảm nhận nhiều tác vụ khác nhau. Điều này bao gồm việc tư vấn cho khách hàng, tham gia vào quá trình pha chế, thực hiện việc dọn dẹp và sắp xếp quầy hàng, cân và đóng gói sản phẩm, kiểm soát việc còn lại trong kho hàng và thông báo cho quản lý về các vấn đề cần giải quyết. Nếu có yêu cầu, họ còn có thể thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo từ quản lý.
Các kỹ năng nhân viên thu ngân nhà hàng cần có
Khi tuyển chọn nhân viên thu ngân cho nhà hàng, chủ quán cần ưu tiên lựa chọn những ứng viên có những kỹ năng sau:
- Kinh nghiệm trong công việc thu ngân: Một yếu tố quan trọng là lựa chọn những người đã từng có kinh nghiệm làm việc thu ngân trước đó. Kinh nghiệm này giúp họ nhanh chóng thích nghi với công việc mới.
- Tính trung thực: Với tính chất của công việc thu ngân liên quan trực tiếp đến tiền bạc, tính trung thực là điều không thể thiếu. Nhân viên thu ngân cần trung thực để tránh thất thoát tiền hoặc các sai sót không mong muốn trong giao dịch.
- Tính tỉ mỉ và sẵn sàng chịu khó: Dù có sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý, tính tỉ mỉ và sẵn sàng chịu khó vẫn rất quan trọng trong công việc thu ngân. Sự cẩn thận và không vội vàng giúp tránh các tình huống lỗi khi phục vụ hoặc xử lý giao dịch.
- Nhanh nhẹn: Trong những khoảng thời gian cao điểm hoặc vào ngày lễ, khả năng nhanh nhẹn của nhân viên thu ngân rất quan trọng để đảm bảo thanh toán hiệu quả và tránh tình trạng chờ đợi kéo dài.
- Kỹ năng giao tiếp tốt: Kỹ năng giao tiếp là một yếu tố quan trọng để tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng. Giao tiếp tốt và thái độ thân thiện cũng góp phần tạo sự hài lòng cho khách hàng và cải thiện chất lượng dịch vụ của quán.
- Khả năng sử dụng ngoại ngữ: Trong trường hợp quán có lượng khách nước ngoài ổn định, việc tuyển dụng nhân viên thu ngân hoặc phục vụ biết sử dụng ngoại ngữ (như tiếng Anh) là quan trọng để tạo điều kiện giao tiếp thuận lợi và phục vụ khách hàng tốt hơn.
Hiện nay, với sự phát triển của ngành dịch vụ ẩm thực, cơ hội làm việc trong vai trò thu ngân đang mở ra rất nhiều. Điều này tạo cơ hội cho các bạn trẻ, bao gồm cả sinh viên và những người chưa có kinh nghiệm làm việc trước đó. Thế giới Melamine hy vọng với những thông tin đã được trình bày ở trên sẽ giúp ích cho mọi người hiểu hơn về nhiệm vụ mà nhân viên thu ngân tại nhà hàng, quán cafe cần thực hiện cũng như các thông tin hữu ích khác nhé.
